آموزش نوشتن ایمیل به آلمانی (رسمی و غیررسمی)
مقدمه‌ای بر ایمیل نویسی به زبان آلمانی
ایمیل نویسی به زبان آلمانی، به ویژه در محیط‌های کاری و رسمی، مهارتی بسیار مهم است. تسلط بر نوشتن ایمیل‌های رسمی و غیررسمی به شما این امکان را می‌دهد که در موقعیت‌های مختلف، پیام خود را با دقت و احترام بیان کنید. ایمیل‌های رسمی برای موقعیت‌های کاری، مکاتبات با ادارات و ارتباطات حرفه‌ای استفاده می‌شوند، در حالی که ایمیل‌های غیررسمی بیشتر برای ارتباط با دوستان و خانواده کاربرد دارند. تفاوت در لحن، ساختار و انتخاب کلمات بین این دو نوع ایمیل بسیار مهم است.
در این مقاله، به صورت قدم به قدم شما را با ساختار هر دو نوع ایمیل آشنا می‌کنیم، از نحوه شروع تا پایان‌بندی و نکات مهم نگارشی.
ساختار ایمیل رسمی به آلمانی
ایمیل های رسمی در زبان آلمانی دارای ساختار و لحن بسیار دقیق و رسمی هستند. این نوع ایمیل‌ها برای موقعیت‌های کاری، مکاتبات با ادارات و سایر موارد رسمی استفاده می‌شوند. ساختار کلی یک ایمیل رسمی به صورت زیر است:
شروع رسمی: در ایمیل‌های رسمی، از عبارات «Sehr geehrte Damen und Herren» (اگر نام دریافت‌کننده را نمی‌دانید) یا «Sehr geehrter Herr [نام خانوادگی] / Sehr geehrte Frau [نام خانوادگی]» استفاده می‌شود.
ترجمه: «خانم‌ها و آقایان محترم» یا «جناب آقای [نام خانوادگی] / سرکار خانم [نام خانوادگی]».
این عبارات نشان‌دهنده احترام و ادب هستند و به عنوان شروع رسمی به کار می‌روند.
بخش معرفی: در اولین پاراگراف، باید هدف ایمیل خود را به صورت مختصر و واضح بیان کنید. به عنوان مثال:
«Ich schreibe Ihnen, um Informationen über … zu erhalten.»
«من به شما می‌نویسم تا اطلاعاتی درباره … دریافت کنم.»
این جمله به مخاطب نشان می‌دهد که دلیل ارتباط شما چیست.
ارائه اطلاعات: پس از معرفی، در این بخش جزئیات پیام خود را توضیح می‌دهید. به عنوان مثال، اگر سوال یا درخواستی دارید، اینجا به آن می‌پردازید. این بخش باید به صورت رسمی و با انتخاب کلمات مناسب نوشته شود.
نتیجه‌گیری و درخواست‌ها: در پایان ایمیل، معمولاً می‌توانید از دریافت‌کننده برای توجه به پیام شما تشکر کنید یا درخواست خود را مجدداً مطرح کنید.
«Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Aufmerksamkeit.»
«پیشاپیش از توجه شما سپاسگزارم.»
این جمله نشان‌دهنده قدردانی شماست.
پایان‌بندی: در پایان ایمیل رسمی، از عبارت «Mit freundlichen Grüßen» استفاده می‌شود که به معنی «با احترام» است. این عبارت نشانه‌ای از ادب و احترام در ایمیل‌های رسمی است و باید قبل از نام و امضای شما نوشته شود.
نکات کلیدی نوشتن ایمیل به آلمانی (رسمی)
ایمیل‌های رسمی در موقعیت‌های مختلف کاری و حرفه‌ای ممکن است نیاز به رعایت نکات خاصی داشته باشند. در این بخش، به چند نکته کلیدی برای موقعیت‌های مختلف اشاره می‌کنیم:
نوشتن ایمیل‌های کاری و درخواست شغل: در هنگام نوشتن ایمیل درخواست شغل، باید بسیار رسمی و دقیق عمل کنید.
«Hiermit möchte ich mich für die ausgeschriebene Stelle als … bewerben.»
«بدین‌وسیله می‌خواهم برای موقعیت شغلی آگهی شده به عنوان … درخواست دهم.»
این جمله نشان‌دهنده درخواست رسمی شما برای شغل است و لحن آن بسیار مودبانه است.
ارتباط با ادارات و نهادهای رسمی: هنگام نوشتن به ادارات یا نهادهای دولتی، باید حتماً لحن رسمی و محترمانه باشد.
«Ich möchte Sie höflichst bitten, mir Informationen über … zuzusenden.»
«از شما به طور محترمانه تقاضا دارم اطلاعاتی درباره … برایم ارسال کنید.»
در اینجا، استفاده از کلمات محترمانه مانند «höflichst» (به معنی بسیار محترمانه) نشان‌دهنده ادب در ارتباط با نهادهای رسمی است.
پاسخ به ایمیل‌های رسمی: در پاسخ به ایمیل‌های رسمی، باید حتماً لحن محترمانه را حفظ کنید و از عبارات مناسب برای تشکر استفاده کنید. مثلاً:
«Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich werde die Informationen prüfen und mich bald wieder bei Ihnen melden.»
«بسیار سپاسگزارم بابت پیام شما. اطلاعات را بررسی خواهم کرد و به زودی دوباره با شما تماس می‌گیرم.»
ساختار ایمیل غیررسمی به آلمانی
ایمیل‌های غیررسمی معمولاً برای ارتباط با دوستان، خانواده یا آشنایان نوشته می‌شوند. این نوع ایمیل‌ها از لحاظ لحن و ساختار ساده‌تر و خودمانی‌تر از ایمیل‌های رسمی هستند. در ادامه ساختار کلی ایمیل‌های غیررسمی را شرح می‌دهیم:
شروع دوستانه: در ایمیل‌های غیررسمی، از عبارات دوستانه‌تری مانند «Hallo [نام]» یا «Liebe [نام] / Lieber [نام]» استفاده می‌شود.
ترجمه: «سلام [نام]» یا «عزیز [نام]» (Liebe برای خانم‌ها و Lieber برای آقایان).
این شروع‌ها نشان‌دهنده ارتباط نزدیک و دوستانه شما با مخاطب هستند.
بدنه ایمیل: در بدنه ایمیل‌های غیررسمی، می‌توانید پیام خود را به صورت راحت و بدون استفاده از زبان رسمی بیان کنید. مثلاً:
«Wie geht’s dir? Ich wollte dir nur schnell schreiben, um zu fragen, ob du am Wochenende Zeit hast.»
«حالت چطوره؟ خواستم سریعاً بهت پیام بدم و بپرسم آیا آخر هفته وقت داری؟»
در اینجا لحن دوستانه و ساده، ارتباط شما را غیررسمی نشان می‌دهد.
نتیجه‌گیری: ایمیل‌های غیررسمی معمولاً با جملاتی دوستانه و خودمانی به پایان می‌رسند. به عنوان مثال:
«Ich freue mich auf deine Antwort. Bis bald!»
«منتظر پاسخت هستم. به زودی می‌بینمت!»
این جملات نشان‌دهنده صمیمیت و رابطه نزدیک شما با مخاطب هستند.
پایان‌بندی دوستانه: در انتهای ایمیل غیررسمی، می‌توانید از عباراتی مانند «Viele Grüße» (به معنی «با سلام فراوان») یا «Bis bald» (به معنی «به زودی می‌بینمت») استفاده کنید که نشان‌دهنده لحن دوستانه است.
نکات کلیدی نوشتن ایمیل به آلمانی (غیر رسمی)
ایمیل‌های غیررسمی به دلیل سادگی و دوستانه بودن لحنشان، به‌راحتی نوشته می‌شوند؛ اما برای نوشتن ایمیل‌های غیررسمی مؤثر، بهتر است چند نکته کلیدی را در نظر داشته باشید:
لحن دوستانه و محاوره‌ای: در ایمیل‌های غیررسمی می‌توانید از زبان محاوره‌ای استفاده کنید. این نوع لحن ارتباط شما را صمیمانه‌تر نشان می‌دهد.
«Wie läuft’s bei dir? Hoffe, es geht dir gut!»
«چطور می‌گذره؟ امیدوارم حالت خوب باشه!»
این جمله نشان‌دهنده ارتباط دوستانه و صمیمانه شما با مخاطب است.
پرسیدن سوال‌ها برای ایجاد تعامل: در ایمیل‌های غیررسمی، پرسیدن سوال‌هایی که مخاطب را ترغیب به پاسخ‌گویی کند، می‌تواند ارتباط شما را تقویت کند.
«Hast du am Wochenende Zeit für einen Kaffee?»
«آخر هفته وقت داری برای یک قهوه؟»
بیان احساسات و احوالپرسی: در ایمیل‌های غیررسمی، می‌توانید احساسات خود را نیز به راحتی بیان کنید.
«Ich freue mich riesig darauf, dich bald wiederzusehen.»
«خیلی مشتاقم که به زودی دوباره ببینمت.»
پایان‌بندی دوستانه: در پایان ایمیل‌های غیررسمی، استفاده از عبارات دوستانه مانند «Liebe Grüße» (به معنی «با عشق») یا «Bis bald» (به معنی «به زودی می‌بینمت») معمول است. این نوع پایان‌بندی‌ها نشان‌دهنده ارتباط دوستانه شما با مخاطب هستند.
زبان و لحن مناسب ایمیل نویسی به آلمانی
انتخاب درست کلمات و لحن مناسب در ایمیل‌نویسی به زبان آلمانی اهمیت زیادی دارد. در این بخش، نکات کلیدی در انتخاب واژگان برای ایمیل‌های رسمی و غیررسمی را مرور می‌کنیم:
واژگان رسمی: در ایمیل‌های رسمی باید از کلماتی استفاده شود که لحن محترمانه و رسمی دارند. برای مثال:
«Ich möchte Sie bitten,…»
«از شما تقاضا دارم،…»
«Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.»
«بسیار سپاسگزارم بابت توجه شما.»
واژگان غیررسمی: در ایمیل‌های غیررسمی، استفاده از واژگان ساده و خودمانی متداول است.
«Danke dir!»
«ممنون ازت!»
«Bis später!»
«تا بعد!»
این جملات نشان‌دهنده لحن خودمانی و دوستانه شما هستند.
توجه به لحن ارتباط: حتماً به نوع ارتباط خود با مخاطب توجه کنید. در مکاتبات رسمی، باید همیشه لحن مؤدبانه و رسمی حفظ شود، در حالی که در مکاتبات دوستانه می‌توانید راحت‌تر و با زبان محاوره‌ای صحبت کنید.
روش های پاسخ دادن به ایمیل آلمانی
پاسخ دادن به ایمیل‌ها، چه رسمی و چه غیررسمی، نیازمند رعایت اصول خاصی است. در این بخش نحوه پاسخ‌گویی مناسب را برای هر دو نوع ایمیل توضیح می‌دهیم:
پاسخ به ایمیل‌های رسمی: هنگام پاسخ دادن به یک ایمیل رسمی، حفظ لحن و احترام بسیار مهم است. اگر قصد تشکر یا تأیید موضوعی دارید، بهتر است از عباراتی مانند:
«Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich werde die notwendigen Schritte unternehmen.»
«بسیار سپاسگزارم بابت پیام شما. اقدامات لازم را انجام خواهم داد.»
استفاده کنید. همچنین باید پیام را مختصر و مفید نگه دارید و از زبان رسمی در سراسر ایمیل استفاده کنید.
پاسخ به ایمیل‌های غیررسمی: در ایمیل‌های غیررسمی، می‌توانید به طور مستقیم و راحت به پیام پاسخ دهید.
«Danke für deine Nachricht! Klingt super, ich freue mich darauf.»
«ممنون بابت پیامت! عالی به نظر می‌رسه، مشتاقم.»
این جمله لحن دوستانه و صمیمی دارد و برای پاسخ به ایمیل‌های غیررسمی بسیار مناسب است.
پیگیری‌های بعدی: در هر دو نوع ایمیل، اگر نیاز به پیگیری و ارتباط مجدد وجود دارد، می‌توانید جمله‌ای برای اعلام این موضوع اضافه کنید:
«Ich werde mich bald wieder bei Ihnen melden.»
«به زودی دوباره با شما تماس خواهم گرفت.»
این جمله رسمی برای اطلاع دادن درباره ارتباط بعدی مناسب است.
اشتباهات رایج در ایمیل نویسی آلمانی
هنگام نوشتن ایمیل‌ها، ممکن است اشتباهات رایجی رخ دهد که می‌توانند تأثیر منفی بر ارتباط شما بگذارند. در این بخش، به برخی از این اشتباهات و راهکارهایی برای اجتناب از آنها اشاره می‌کنیم:
استفاده نادرست از ضمایر: یکی از اشتباهات رایج در ایمیل‌های رسمی، استفاده نادرست از ضمایر است. در مکاتبات رسمی، ضمیر «Sie» (شما) همیشه باید با حرف بزرگ شروع شود، در حالی که در مکاتبات غیررسمی می‌توان از «du» (تو) استفاده کرد.
مثال اشتباه: «ich hoffe, sie können mir helfen.»
مثال صحیح: «Ich hoffe, Sie können mir helfen.»
«امیدوارم شما بتوانید به من کمک کنید.»
عدم استفاده از علائم نگارشی مناسب: علائم نگارشی مانند نقطه و ویرگول در زبان آلمانی اهمیت زیادی دارند. استفاده نادرست از آنها می‌تواند باعث سوءتفاهم شود.
مثال اشتباه: «Ich freue mich, von Ihnen zu hören!»
«مشتاقم که از شما بشنوم!»
در حالی که با علائم نگارشی صحیح باید به این شکل باشد:
مثال صحیح: «Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.»
«مشتاقم که از شما خبری بشنوم.»
لحن نامناسب: انتخاب لحن مناسب برای ایمیل بسیار مهم است. استفاده از لحن بیش از حد دوستانه در یک ایمیل رسمی یا استفاده از لحن رسمی در مکاتبات دوستانه می‌تواند باعث ایجاد سوءتفاهم شود.
استفاده از زبان غیررسمی در ایمیل‌های رسمی: هرگز از کلمات و اصطلاحات غیررسمی مانند «Ciao» یا «Bis später» در ایمیل‌های رسمی استفاده نکنید. این اصطلاحات باید فقط در مکاتبات دوستانه به کار روند.
نمونه های عملی ایمیل رسمی و غیر رسمی آلمانی
برای درک بهتر نحوه نوشتن ایمیل رسمی و غیررسمی، در این بخش نمونه‌هایی از هر دو نوع ایمیل را بررسی می‌کنیم.
نمونه ایمیل رسمی آلمانی
موضوع: درخواست اطلاعات درباره موقعیت شغلی
Sehr geehrter Herr Müller,
«جناب آقای مولر محترم،»
ich schreibe Ihnen, um mich nach der ausgeschriebenen Position als Marketing-Manager in Ihrem Unternehmen zu erkundigen.
«من به شما می‌نویسم تا درباره موقعیت شغلی اعلام‌شده به عنوان مدیر بازاریابی در شرکت شما اطلاعاتی کسب کنم.»
Ich habe mehr als fünf Jahre Erfahrung in der Marketingbranche und bin überzeugt, dass meine Fähigkeiten und Erfahrungen gut zu den Anforderungen der Position passen.
«من بیش از پنج سال تجربه در صنعت بازاریابی دارم و مطمئنم که توانایی‌ها و تجربیاتم به خوبی با نیازهای این موقعیت هماهنگ است.»
Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort.
«پیشاپیش بابت پاسختان سپاسگزارم.»
Mit freundlichen Grüßen,
«با احترام،»
Max Mustermann
«ماکس موسترمان»
نمونه ایمیل غیر رسمی آلمانی
موضوع: دعوت برای یک ملاقات دوستانه
Hallo Anna,
«سلام آنا،»
ich hoffe, dir geht’s gut! Hast du Lust, am Wochenende etwas zu unternehmen? Vielleicht könnten wir zusammen einen Kaffee trinken gehen oder einen Spaziergang im Park machen.
«امیدوارم حالت خوب باشه! دوست داری آخر هفته کاری انجام بدیم؟ شاید بتونیم با هم یه قهوه بخوریم یا یه پیاده‌روی در پارک بکنیم.»
Freue mich, von dir zu hören!
«مشتاقم ازت خبری بشنوم!»
Liebe Grüße,
«با عشق،»
Lisa
«لیزا»
جمع بندی ایمیل نویسی آلمانی
ایمیل‌نویسی به زبان آلمانی نیازمند دقت در انتخاب لحن، واژگان و ساختار است. در ایمیل‌های رسمی، رعایت ادب و استفاده از ساختار درست بسیار مهم است. همچنین توجه به نکات گرامری مانند استفاده صحیح از ضمایر، حروف بزرگ و کوچک و علائم نگارشی اهمیت زیادی دارد.
در ایمیل‌های غیررسمی، آزادی بیشتری در انتخاب لحن دارید و می‌توانید از اصطلاحات محاوره‌ای استفاده کنید، اما باز هم دقت در استفاده از زبان و احترام به مخاطب باید در نظر گرفته شود.
دیدگاهتان را بنویسید